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关于妥善做好机构改革中固定资产、档案和公章处置、管理及移交等工作的通知
来源: 发布时间:2019-08-12 02:22
 池北管办发〔2019〕9号

各相关部门:

    按照区委关于我区机构改革工作整体部署,区委将立即启动机构改革,为切实做好我区机构改革中固定资产、档案、公章处置、管理和移交等各项工作,确保改革平稳、有序进行,结合我区实际,现通知如下。

一、切实做好固定资产管理和移交

(一)认真组织开展国有资产清查工作(此项目工作在机构改革启动后2日内完场)

1.全面清查。涉改部门和单位应按照行政事业单位国有资产管理的有关规定,对包括流动资产、固定资产、无形资产等拟移交资产、保留资产等情况进行全面清查,真实全面反映资产状况,确保账账相符、账实相符。对清理出的报损、报废资产,各部门要积极主动联系财政局,按照资产处置相关规定,履行报批手续。出借资产应予以收回。因管理不善造成丢失和人为损坏的,要追究有关单位及人员的相关责任。

2.登记造册。要在全面清查核实基础上,根据机构分立、撤销、合并、隶属关系改变等情况,分别编制移交资产、保留资产清册,做好资产交接有关准备工作。

(二)分类做好国有资产划转工作(此项目工作在机构改革启动后5日内完场)

1、部分资产划转。涉改部门和单位部分资产划转的,由划出方主管部门牵头对拟划转资产进行清查。涉改个人使用的计算机、U盘、移动硬盘、照相机、传真机、打印机等办公设备、办公家具,原则上资产随职能和人员走,由划出方、接收方协商一致,根据有关规定,履行资产处置审批程序,做好资产划转移交工作。

2、整体资产划转。部门资产整体划转至其他部门或多个主管部门资产整体合并到新组建部门或一个部门划转到多个部门的,划出方要先冻结相关资产,并做好资产清查和划转准备工作。接收方主管部门或新组建部门在完成资产交接后,立即组织开展整体资产清查,按要求将资产清查报告、相关报表等材料,以正式发文的方式报区财政局审核确认,办理资产划转审批手续。

移交时分别由划出方、接收方和财政局签字、盖章确认(一式四份,划出方、接收方各保留一份,区办公室和财政局各备案一份),同时对资产清查变动、资产处置审批情况,以及涉及资产变动的其他重要事项作出详细说明。

办理资产交接手续完成后,划出方、接收方要按照规定及时进行账务处理,并在资产信息管理系统中作相应调整,确保账账、账实相符。

一、切实做好档案、文件管理和移交(此项工作在机构改革启动后10日内完成)

凡涉及机构撤销、合并、新建、隶属关系改变等机构改革的部门和单位,要将档案处置工作列入重要工作议程,纳入机构改革工作的总体部署,切实加强组织领导,严格执行国家和党工委有关档案法律、法规和规章制度,制定档案管理与处置工作方案(含电子版档案材料)。

全面加强收集清点。各涉改单位应加强对各门类档案的收集与清点,确保文件材料归档齐全完整。特别要结合单位主要职能,对职能工作中可能形成的文件材料列出清单,对照清单清查散存在各内设科室和个人手上的文件材料,做到应收尽收,应归尽归。并按规定开展移交工作,防止机构改革过程中出现档案丢失、损毁、失泄密等情况发生。

(一)撤销不再保留的机构,其全部档案由原单位直接向区档案室移交。

(二)由两个或两个以上的机构合并组建为一个新的机构的,其全部档案由原单位按原机构直接向新机构移交,不得分散。

(三)新组建或新成立的机构自成立之日起形成的档案,由该单位进行管理。区档案室负责进行业务指导。

(四)原部门或单位未办理完毕的文件材料,依新的职责分工移交新组建机构继续处理的,由新组建机构收集归档。

(五)职能调整后,原机构保留但部分职能与业务范围部分发生变动的,档案仍由原单位继续保管,不得随职能调整而调整,要保持档案的完整性,利用时需到原单位进行利用。

(六)机构改革中发生档案归属争议等问题,应及时与办公室档案部门联系沟通,共同研究决定,依法依规妥善处置。

(七)档案内容

1、文书档案:包括机构改革前保管的和机构改革过程中形成的全部文书档案。

2、专门档案

①科技档案:包括科研档案、项目档案、基建档案、设备档案等。

②会计档案、审计档案、已故人员人事档案等。

③业务档案:包括业务职能活动中形成的各类业务档案等。

④公务往来礼品档案:包括公务往来礼品实物及其附件、文字说明材料,如工艺品、模型、纪念牌匾、纪念杯、锦旗、字画、领导同志签字题词等。

⑤音像档案:包括照片、底片、数码照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。

⑥实物档案:包括印章、奖牌、证书、锦旗、奖杯等荣誉品,字画、手迹、原单位招牌等。

⑦电子档案与数据:包括办公系统、业务系统中形成的反映单位职能活动的电子文件及元数据、纸质档案数字化副本等。

3、资料

包括各种业务职能活动中形成的资料,以及本单位组织机构沿革、大事记、基础数据汇编、公开出版发行物、图书等。

(八)涉改部门和新组建机构,要制定和完善文件管理制度,抓紧明确文件管理部门和人员,落实岗位责任制等各项措施,在机构改革启动2日内,将名单和联系方式反馈到区办公室。

三、切实做好公章管理和更换

印章是党和国家赋予一个机关和组织职权的权威象征,是一个单位在职权范围内进行公务活动、行使职权的重要标志。防止作废的印章流落在不存在的单位及其有关人员手中,避免虚假印信产生,严禁在虚假材料上使用印章。

(一)机构改革后没有更改名称的单位、部门(包括合署及并入后机构名称没有变化的),原机构印章继续使用并具有法定效力。  

(二)机构撤销的单位、部门,原机构印章要指定专人保管好,并于5月13日下午下班前交办公室文电科统一收回存档,并签署印章回收单。在机构改革进行时原印章作废前,需要用印的,按照程序到办公室申请用印。同时,各部门公文纸一律暂停使用,由区办公室按新机构设置情况统一给各部门印制公文纸。

(三)机构改革后更改名称的单位、部门及新设置的机构须重新刻制印章,由区办公室统一负责刻制。

(四)切实完善印章管理制度。机构改革中和机构改革后,各部门要进一步建立健全印章管理办法,完善印章使用的审批、审核、用印、备案等程序。印章保管要指定政治素质高、工作责任心强的专人负责,做到专人专管。要坚持用印登记制度,不得将印章携出单位以外使用,特殊情况需经单位主要领导批准方可外出使用。禁止在空白信笺或空白纸上盖印。对不符合印章使用管理规定的,印章管理人员应予拒绝用印。

四、切实做好保密工作

各部门要切实加强领导、落实保密工作责任,各部门一把手是机构改革期间保密工作的第一责任人,要把机构改革与保密工作结合起来,提出保密要求,切实落实保密责任,堵塞失泄密漏洞,严防失泄密事件的发生。

(一)要加强对工作人员的保密教育。要部门要结合机构改革的实际情况,组织开展全体工作人员的保密教育,督促党员干部职工严守党和国家秘密,严格落实党政领导干部保密工作责任制,严格遵守保密法律法规规定,严格执行保密纪律,把工作做到保密管理的整个链条、各个环节,严防泄密事件发生,确保党和国家秘密安全。

(二)要做好文件信息的保密管理。各部门现使用或留存的涉密文件资料,要及时由各部门办公室做好收集和按规定保管,或清退回区办公室,不得在各部门的业务科室或经办人员手中留存。涉密载体和网络、设备要按照有关保密规定,加强涉密载体的清理、归档、移交等工作,确保衔接清楚,不漏一环,不疏一密。对涉密网络和信息设备管理情况发生变化、变更的,要及时按照相关保密规定,严格履行有关审批程序。需销毁的涉密载体由各部门负责逐一清点,确认没有需要清退的文件后,经负责人审批同意,按销毁程序填写相关审批手续,不得自行处理。

(三)要加强对涉密人员的教育和管理对工作人员要严明纪律,明确保密责任。对离岗的涉密人员,要加强思想政治教育,保持思想稳定,并签订离岗保密承诺书,明确保密义务,防止失泄密事件的发生。

(四)对于新组建和职能整合的部门,要按照中央关于加强保密工作决策部署要求和保密法律法规规定,利用机构改革契机,尽快设立或调整保密委员会、保密工作机构,配齐保密干部,配强保密装备和技术手段,建立健全保密工作规章制度,结合工作实际配备涉密电脑、“三铁一器”(铁门、铁窗、铁柜、报警器或监控器)等保密设施。确保保密人防、物防、技防能力有新的提升,以适应机构改革需求和机关、单位保密工作运转需要。

五、切实做好办公用房调配工作

办公用房调配坚持集中集约、依法依规、实事求是,充分利用现有资源,满足基本需求,保障正常运转。区办公室负责机构改革中办公用房的统一调配,将依据涉改部门和单位“三定”方案,以及《党政机关办公用房管理办法》等有关规定重新核定各单位办公用房面积。对于办公用房低于配备标准的视情况作适当调整,超出配备标准的办公用房一律予以腾退。

各部门要确保按时搬迁到位,现场交接涉改单位办公用房钥匙。任何单位和任何个人不得以任何理由拒绝或拖延搬迁、腾退,确保机构改革顺利实施。新调配的办公用房确需维修改造的,先搬迁入驻,再按照规定程序报批后实施。严格执行中央八项规定精神和厉行节约反对浪费等有关规定,搬迁过程中不得破坏原有固定设施设备,腾让房屋需完整集中,房间移交时要干净整洁,便于新入驻单位顺利办公。

各部门要在机构改革启动15日内,将本部门的内部科室名称、科室人员名单上报到办公室行政科。由办公室负责统一制作门牌等设施。

六、相关工作要求

(一)加强组织领导。此次机构改革时间紧、任务重,涉改部门和单位要高度重视以上几项工作,成立领导小组,由部门或单位主要领导负责,明确专门机构和人员负责相关事宜,把资产划转、办公用房调配、印章档案文件管理、保密等各项工作列入机构改革中的重要事项,周密部署、精心安排,确保各项工作有序实施。

(二)把握时间进度。各部门各单位要根据区机构改革总体方案,加强谋划,倒排时间表,提高工作效率,加快工作进度,按照机构改革时间节点要求,认真做好各项工作。

(三)严肃工作纪律。各部门各单位及其工作人员要严格执行国家和省、管委会相关法律法规和制度规范,坚持能用尽用,盘活存量、严控增量,原则上不得新增资产,确需新增的需待改革完成后再实施。不得漏报、瞒报、隐匿国有资产、文件等信息,不得擅自转移、划转、处置资产,防止国有资产流失。搬迁工作要力求高效,严禁借机构改革之机转移本单位资产,切实防止“四风”问题发生,对于滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊等违法违纪行为,一经查实,将严肃追究相关责任。

 

 

  

                                                池北区办公室

                                                  2019年5月13日

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